Una copia simple puede definirse como una reproducción de un documento sin ningún tipo de certificación adicional. Como podrás imaginar, este tipo de copias únicamente cumplen con una finalidad informativa.
Las copias de documentos son transcripciones literales de un original o de otra copia del mismo cuya validez dependerá de si se trata de una copia simple o de una copia autorizada. Aunque ambas son copias, sus características y utilidad son bien diferentes. A continuación, te lo contamos todo.
¿Qué es una copia simple?
La RAE define la copia simple como una “copia de un documento notarial sin la firma del notario, de carácter informativo, sin efecto de copia autorizada”.
En esta definición ya se incluyen las principales características de una copia simple: no están firmadas por el notario y tienen carácter informativo.
En otras palabras, no tienen toda la validez legal de la copia autorizada ni su garantía jurídica. Además este tipo de copias tampoco suelen expedirse en papel oficial.
En resumen, lo que define a la nota simple es que no tiene validez legal, sirve para conocer los datos sobre una vivienda o un contrato, pero poco más.
Por ejemplo, en la escritura de compraventa de una vivienda, el día de la firma, el comprador recibe una copia simple junto con las llaves del inmueble. Pero este documento tan sólo sirve para que tenga constancia de las condiciones que acaba de firmar.
¿Qué es una copia autorizada?
Frente a la copia simple existen las copias autorizadas, auténticas o certificadas. Estas copias sí que están firmadas por el notario o por el organismo competente o cuentan con una certificación que acredite su validez legal.
A efectos prácticos, esto quiere decir que puede sustituir al documento original, que normalmente guardará el notario. De hecho, el notario siempre conserva el original o matriz y lo que entrega siempre son copias de ese documento.
Las copias autorizadas se entregan en el Registro de la Propiedad o el Registro Mercantil para inscribir una escritura.
Este tipo de copia es más cara que la copia simple. Su precio está fijado por ley en 3,005061 euros por cada folio y la mitad a partir del número 12, mientras que el precio de una copia simple de las escrituras es de 0,601012 euros.
Esto es lo que pagarás al notario por tu copia de las escrituras de la hipoteca o la compra de casa según el documento que quieras.
¿Quién puede pedir una copia simple?
El principal requisito para solicitar una copia simple de un documento es ser una parte interesada en el negocio que se firma ante notario. Esto incluye a todas las personas que hayan firmado el documento original o cuyo nombre aparezca en él, así como el notario.
Además, también pueden pedir el documento las personas con un interés legítimo. Un ejemplo sería cuando los herederos piden una copia de la escritura de la vivienda pese a no figurar en ella.
¿Cómo pedir una copia simple o autorizada?
La forma más simple de obtener una copia de cualquier documento legal es solicitarla ante el notario con quien se firmó. Esto es válido también para la copia de las escrituras de la vivienda.
Si el notario ya no ejerce se puede acudir al Archivo General de Protocolos Notariales, que guardan todos los documentos firmados ante notario.
¿También se pide igual una copia de la escritura de propiedad? Sí, el protocolo será el mismo. Si no conoces al notario o has olvidado su nombre, se puede solicitar ese dato al Registro de la Propiedad.
Para ello es necesario pedir una nota simple en el Registro de la Propiedad. Este documento es un resumen de los datos registrales, que incluyen la descripción de la finca, quiénes son sus dueños, el notario que registró el inmueble o la operación de compraventa, así como la fecha de inscripción, el tomo, libro y folio en el que se hizo.
