En este artículo, vas a descubrir qué es el proceso de «Conozca a su Cliente» (KYC), una herramienta obligatoria para una amplia gama de sectores, desde la banca hasta el sector inmobiliario, con el fin de establecer relaciones seguras y cumplir con las regulaciones.
La seguridad y la confianza son pilares fundamentales en cualquier transacción comercial o financiera. En un mundo cada vez más digitalizado, es crucial para las empresas garantizar la autenticidad de sus clientes y protegerse contra actividades delictivas.
¿Qué es KYC?
El KYC, que significa «Conozca a su cliente», es un proceso que los bancos y entidades financieras realizan para asegurarse de que sus clientes son quienes dicen ser. Esto implica verificar la identidad de los clientes, revisar si están relacionados con personas políticamente expuestas o en listas de sanciones, y confirmar su vida a través de datos biométricos o documentos.
Cumplir con estas normas es muy importante para los bancos, ya que les ayuda a prevenir actividades ilegales como el lavado de dinero y la financiación del crimen, en virtud de la legislación vigente.
Así pues, el KYC garantiza una relación segura entre el banco y sus clientes, cumpliendo con todas las regulaciones necesarias para evitar problemas legales y financieros.
¿Cómo es el proceso?
El proceso de verificación de identidad varía según el sector y las regulaciones específicas, pero generalmente sigue una serie de pasos básicos:
- Verificación de identidad: la empresa solicita al cliente que proporcione documentos físicos como DNI, nóminas o contratos, o datos biométricos para confirmar su identidad. En el caso de las operaciones en línea, este proceso se conoce como KYC (Know Your Customer electrónico).
- Comprobación de documentación: Una vez que el cliente ha proporcionado los documentos, la empresa los revisa para asegurarse de que sean auténticos y estén en orden.
- Monitoreo continuo: La empresa realiza un seguimiento de las actividades y transacciones de sus clientes a lo largo del tiempo para detectar cualquier actividad sospechosa o inconsistente.
Aunque los procesos pueden ser complejos y variar según el país y las normativas específicas, el objetivo principal sigue siendo validar la identidad del cliente durante el proceso de incorporación.
En el caso de las empresas, conocido como KYB (Know Your Business), también implica identificar a los beneficiarios finales y comprender las estructuras empresariales complejas. Cada vez más, este proceso se está llevando a cabo de manera remota mediante la identificación de video automática para facilitar el proceso de incorporación digital.
¿Qué información se requiere en el KYC?
Cuando un cliente decide abrir una cuenta bancaria, se le solicita completar una serie de formularios con la información necesaria para el proceso de KYC. Este paso inicial tiene como objetivo recopilar datos sobre la identidad, empleo, negocio y fuentes de ingresos del cliente.
Para ello, los bancos solicitan documentos como pasaportes, permisos de conducir, números de seguridad social, comprobantes de domicilio, números de identificación fiscal, contratos laborales y facturas recientes de servicios públicos. Además, pueden requerir extractos bancarios.
Estas verificaciones son el primer paso del proceso de KYC bancario, permitiendo al banco verificar la identidad del cliente y evaluar el riesgo de su participación en actividades financieras ilícitas como la corrupción, el lavado de dinero y el fraude.
¿Para qué sirve?
La principal función del KYC es verificar la identidad de los nuevos clientes, lo que permite a las empresas cumplir con las regulaciones legales y protegerse contra fraudes y actividades delictivas.
En un mundo donde los fraudes están en aumento, el KYC se vuelve aún más importante. Ayuda a prevenir prácticas como el blanqueamiento de dinero, la financiación de grupos terroristas y otras transacciones ilegales que pueden dañar tanto a la empresa como a sus clientes, empleados y proveedores.
Los bancos y las instituciones financieras necesitan el KYC para recopilar información personal de los clientes, verificar su autenticidad y evaluar el riesgo que representan para los servicios financieros. Esto implica revisar una gran cantidad de documentos, lo que hace que el proceso sea complejo y laborioso.
Para expandirse a nivel global, las instituciones financieras buscan soluciones de KYC potenciadas por la inteligencia artificial, como la identificación por vídeo, para simplificar el proceso y cumplir con las regulaciones de manera más eficiente y rentable.
El incumplimiento del KYC puede acarrear multas y sanciones severas para los bancos y las instituciones financieras.
Normativa KYC del Banco de España
El Banco de España, como parte integrante de la Unión Europea, se adhiere al Reglamento eIDAS en lo referente a la identificación digital y firmas electrónicas. Esto implica que las entidades financieras están obligadas a implementar prácticas de KYC para recopilar la información necesaria de sus clientes y verificar su autenticidad.
Específicamente, según el artículo 12 del Reglamento que aborda las relaciones de negocio y operaciones no presenciales, se establece que las relaciones y operaciones pueden realizarse de manera remota a través de medios electrónicos siempre que la identidad del cliente sea debidamente acreditada mediante una firma electrónica cualificada, como se regula en el Reglamento (UE) n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo.
Por lo tanto, la firma electrónica cualificada (QES) permite a los bancos con sede en territorio español registrar clientes de cualquier otro país de la Unión Europea de manera completamente digital y automática. Esto elimina la necesidad de que los clientes se presenten personalmente, envíen copias de sus documentos de identidad o realicen videollamadas en vivo con agentes bancarios.
Esta normativa no solo simplifica el proceso de incorporación para los clientes, sino que también promueve la adopción de tecnologías avanzadas que garantizan la seguridad y la eficiencia en las transacciones financieras en el mercado interior de la Unión Europea.
¿Quién debe hacer verificaciones KYC?
Inicialmente, los procesos de verificación de identidad y antecedentes de los clientes eran exclusivos de las entidades bancarias. Sin embargo, con el creciente énfasis en la seguridad de las transacciones en línea, la necesidad de ofrecer servicios seguros ha llevado a la ampliación del uso del KYC a otros sectores.
Hoy en día, diversas industrias reguladas tienen la responsabilidad de controlar el acceso a sus servicios mediante el KYC. Algunos ejemplos son:
- Bancos: como pioneros en la implementación del KYC, los bancos continúan siendo líderes en la verificación de la identidad de los clientes y la gestión del riesgo.
- Fintech, servicios financieros, servicios de inversión: la creciente presencia de empresas tecnológicas en el ámbito financiero ha llevado a la inclusión del KYC como parte integral de sus operaciones para garantizar la seguridad y la conformidad con las regulaciones.
- Proveedores de servicios de pago: tanto los proveedores tradicionales como los nuevos actores en el mercado de servicios de pago están sujetos a regulaciones que requieren la implementación del KYC para prevenir el fraude y el lavado de dinero.
- Gestores de activos y fondos de pensiones: dado el volumen de transacciones financieras y la gestión de activos, estas entidades tienen la responsabilidad de asegurarse de la legitimidad de sus clientes y proteger los activos bajo su custodia.
- Profesionales legales: los abogados y otros profesionales legales también están sujetos a regulaciones KYC, especialmente cuando actúan como intermediarios en transacciones financieras o comerciales significativas.
- Aseguradoras: con el fin de mitigar el riesgo de fraude y cumplir con las regulaciones contra el lavado de dinero, las aseguradoras deben llevar a cabo verificaciones KYC exhaustivas al establecer relaciones con los clientes.
- Inmobiliarias: dado el valor significativo de las transacciones inmobiliarias y la posibilidad de que se utilicen para actividades ilegales, las inmobiliarias están obligadas a implementar procedimientos KYC para garantizar la legitimidad de las partes involucradas.
La ampliación del alcance del KYC más allá del sector bancario refleja la importancia cada vez mayor de mantener la integridad y la seguridad en todas las transacciones comerciales y financieras, independientemente del sector en el que operen las empresas.
Conclusión
En síntesis, el proceso de «Conozca a su Cliente» (KYC) es una herramienta indispensable en múltiples sectores, desde la banca hasta el sector inmobiliario, para establecer relaciones seguras y cumplir con las regulaciones.
Garantizar la autenticidad de los clientes y protegerse contra actividades delictivas son objetivos clave en un mundo cada vez más digitalizado. La implementación eficaz del KYC no solo fortalece la seguridad en las transacciones comerciales y financieras, sino que también contribuye a mantener la integridad del sistema financiero y la confianza de los clientes en las empresas.
